Datenschutzerklärung für patienten und medizinisches fachpersonal

SERB legt großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten und ist verpflichtet, die Datenschutzrechte sämtlicher Personen zu respektieren. Wir stellen sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten unter strenger Einhaltung der geltenden Gesetze und dieser Datenschutzerklärung (die “Datenschutzerklärung”) erfolgt.

Diese Datenschutzerklärung (die “Datenschutzerklärung“) bezieht sich auf die Erfassung und Verwendung personenbezogener Daten von Patienten und Angehörigen der Gesundheitsberufe (“medizinische Fachkräfte“) ( im Folgenden “Sie“, “Ihr“) durch SERB SAS, eine nach französischem Recht gegründete Gesellschaft mit Sitz in der 40 avenue George V, 75008 Paris, Frankreich, und ihren verbundenen Unternehmen (nachstehend jeweils als “Gesellschaft“, “wir“, “uns“, “unser” und gemeinsam als “SERB-Gruppe” bezeichnet), die je nach den Verarbeitungstätigkeiten entweder unabhängig oder gemeinsam als für die Verarbeitung Verantwortliche handeln.

Jedes Unternehmen der SERB-Gruppe, das berechtigt ist, ein pharmazeutisches Produkt vor Ort zu vertreiben, handelt als unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Produkte. Weitere Sprachen finden Sie auf unserer Website.

1. Welche Daten verarbeiten wir?
2. Wie verarbeiten wir Ihre Daten?
3. Wie erheben wir Ihre Daten?
4. An wen geben wir ihre personenbezogenen Daten weiter?
5. Wie wird die Ausgliederung Ihrer Daten gehandhabt?
6. Werden Ihre Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt?
7. Welche Rechte haben Sie?
8. Wie garantieren wir die Sicherheit Ihrer Daten?
9. Fragen und Beschwerden
10. Verschiedenes

1. WELCHE DATEN VERARBEITEN WIR?

1.1 Die Gesellschaft verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten der Patienten zu den unten beschriebenen Zwecken:

• Persönliche Identifikationsdaten (Geschlecht, Alter, Nachname und Vorname oder nur die Initialen des Nachnamens (erste 3 Buchstaben) und des Vornamens (erste 2 Buchstaben), wo anwendbar);
• Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit der Patientenbetreuung (Informationen über das am Patienten durchzuführende Verfahren, Informationen aus der Krankenakte, andere Gesundheitsdaten: medizinische und familiäre Vorgeschichte, begleitende Medikamente usw.);
• Gegebenenfalls Kontaktinformationen (Telefonnummer, Postanschrift, E-Mail-Adresse);
• Wo dies erforderlich ist, die personenbezogenen Daten, die Sie in das Kontaktformular auf der Website oder in die von Ihnen eingereichten Beschwerden eingegeben haben.

 

1.2 Die Gesellschaft verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten von Angehörigen des medizinischen Fachpersonals zu den unten beschriebenen Zwecken:

• Persönliche Identifikationsdaten (Nachname, Vorname);
• Berufliche Identifikationsdaten (Berufsbezeichnung, Arbeitsplatz (Krankenhaus, Apotheke, staatliche Einrichtung), Zivilschutz, Praxis- und Therapiebereiche, Fachgebiet, Zulassungsnummer, Abschluss, berufliche Qualifikation und Erfahrung, wissenschaftliche Tätigkeiten usw.);
• Kontaktdaten (berufliche Postadresse, Telefon, E-Mail-Adresse, Fax);
• Gegebenenfalls finanzielle Informationen, die zum Zweck der Zahlung und der Transparenzanforderungen im Zusammenhang mit der Erfüllung eines Vertrags erhoben werden;
• Daten im Zusammenhang mit Treffen mit unseren Vertriebs- und Ärztevertretern (Zeit und Ort des Treffens, Daten zu den Kosten für gemeinsame Mahlzeiten, Daten in den Kommentarfeldern);
• Wo dies erforderlich ist, die personenbezogenen Daten, die Sie in das Kontaktformular auf der Website oder in die von Ihnen eingereichten Beschwerden eingegeben haben.

 

2. WIE VERARBEITEN WIR IHRE DATEN?

(a) Zwecke

2.1 Die Gesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im generellen zu folgenden Zwecken:

(i) In Bezug auf Patienten

• Compassionate Use bietet die Möglichkeit, Patienten noch nicht zugelassene Arzneimittel zur Verfügung zu stellen
• Verwaltung Ihrer Teilnahme an unserer klinischen Forschung und unseren Studien.
• Pharmakovigilanz- und Materiovigilanz-Überwachung (Erfassung von unerwünschten Ereignissen, Risiken von zu erwartenden Zwischenfällen und/oder bereits eingetretenen Zwischenfällen, Patientenüberwachung (z. B. Register, Datenbank), Verfassen von Berichten über Nebenwirkungen, die mit der Verwendung von Arzneimitteln in Zusammenhang stehen können), Überwachung von “Off-Label”-Anwendungen.
• Bearbeitung der Anfragen nach medizinischen Informationen.

(ii) Anwendbar auf medizinische Fachkräfte

• Pharmakovigilanz- und Materiovigilanz-Überwachung (Erfassung von unerwünschten Ereignissen, Risiken von zu erwartenden Zwischenfällen und/oder bereits eingetretenen Zwischenfällen, Patientenüberwachung (z.B. Register, Datenbank), Verfassen von Berichten über Nebenwirkungen, die mit der Verwendung von Arzneimitteln in Zusammenhang stehen können), Überwachung von “Off-Label”-Anwendungen
• Bearbeitung der Anfragen nach medizinischen Informationen.
• Planung und Unterstützung der Interaktion zwischen unseren Außendienstteams und Ihnen, um ein maßgeschneidertes Profil über Sie zu erstellen und Sie in Übereinstimmung mit diesem Profil in verschiedene Segmente einzuteilen, Sie in den entsprechenden Therapiebereichen zu identifizieren und Verbindungen und Interaktionen mit Ihnen herzustellen, wobei festgelegt wird, dass keine automatischen Entscheidungen getroffen werden, die zu rechtlichen Auswirkungen führen oder erhebliche Auswirkungen auf Sie haben;
• Pflege der Interaktion und Kommunikation mit Ihnen durch unser Customer Relationship Management (“CRM”) System:

(1) Wirksame direkte Kommunikation mit Ihnen über elektronische Kanäle (z.B. E-Mail, Telefon, SMS usw.) und persönliche Besuche, um Ihnen : (i) sachdienliche Neuigkeiten, Forschungsergebnisse und Lehrmaterial zu Ihrem Fachgebiet, (ii) relevante Informationen über unsere Produkte, einschließlich medizinischer, klinischer und marketingbezogener Werbematerialien, (iii) alle anderen Arten von Aktualisierungen im Zusammenhang mit Produkten, an denen Sie interessiert sind.

(2) Einladung zur Teilnahme an medizinischen/gesundheitspolitischen Veranstaltungen wie Konferenzen, sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene.

• Weiterverfolgung der Aktivitäten der Medical Scientific Liaisons (MSL) zur Bereitstellung spezifischer medizinischer Informationen für Vertreter des Gesundheitswesens und zur Sammlung von Feedback und Meinungen von medizinischen Fachkräften.
• Verwaltung der Veranstaltungsanmeldung und -organisation, vor allem um Ihnen den Erhalt von Einladungen und veranstaltungsbezogenen Informationen zu erleichtern und eine reibungslose Teilnahme zu gewährleisten.
• Aufbau und Verwaltung der Zusammenarbeit mit Ihnen, einschließlich der Auswahl, Planung, Organisation und Überprüfung jeglicher Zusammenarbeit mit Ihnen, insbesondere im Bereich der Forschung und Entwicklung (z. B. klinische Versuche oder andere Forschungsstudien), Beratungsdienste oder Teilnahme als Referent an Webinaren oder Konferenzen.
• Transparenz und Einhaltung ethischer Grundsätze: Gesetzliche Verpflichtungen, die den Inhabern von Genehmigungen für das Inverkehrbringen in der pharmazeutischen Industrie auferlegt werden, um zu gewährleisten, dass bei der Zusammenarbeit mit Vertretern des Gesundheitswesens keine Verstöße gegen ethische oder geschäftliche Grundsätze begangen werden, was die öffentliche oder nicht öffentliche Offenlegung von Informationen im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit, die Bekämpfung von Bestechung und Korruption und den Umgang mit Interessenkonflikten beinhalten kann.
• Unterstützung bei der Einhaltung anderer behördlicher Auflagen, denen das Unternehmen unterliegt. Um die Anforderungen der Marktüberwachung zu erfüllen, können wir Ihnen beispielsweise regelmäßig eine Umfrage schicken, um Ihr Feedback zur Verwendung, potenziellen Wirksamkeit und Sicherheit unserer pharmazeutischen Produkte einzuholen.

(b) Rechtsgrundlage

2.2 Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf den rechtlichen Verpflichtungen der Gesellschaft, auf Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, von uns Werbeinformationen zu erhalten, sowie auf dem berechtigten Interesse der Gesellschaft, Informationsanfragen zu verwalten und zu bearbeiten. Wenn sie auf unseren berechtigten Interessen beruhen, haben diese Interessen unseres Erachtens keinen Vorrang vor Ihren Interessen und Grundrechten und -freiheiten.

2.3 Darüber hinaus hält sich die Gesellschaft bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten an die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Privatsphäre. Insbesondere ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten zum Zweck der Vorbeugung, der medizinischen Diagnose, der Verwaltung von Pflege oder Behandlung oder der Verwaltung von Gesundheitsdiensten, die von einem Angehörigen der Gesundheitsberufe durchgeführt werden, erforderlich.

(c) Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

2.4 Ihre personenbezogenen Daten werden von der Gesellschaft so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist, wobei der sensible Charakter der verarbeiteten Daten, die geltenden Verjährungsfristen und die der Gesellschaft auferlegten gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen berücksichtigt werden. Die Aufbewahrungsfristen sind unter Ziffer 2.6 aufgeführt.

2.5 Über diese Fristen hinaus werden Ihre Daten regelmäßig gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, es ist erforderlich, sie länger aufzubewahren, (i) um die Einhaltung gesetzlicher, buchhalterischer und steuerlicher Aufbewahrungspflichten zu gewährleisten, (ii) zur Aufbewahrung von Beweismitteln während der geltenden Verjährungsfristen, (iii) zur Ausübung unserer Rechte im Falle eines Rechtsstreits oder einer Klage während der Dauer des Verfahrens oder der Untersuchung.

(d) Synthese

2.6 Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten lässt sich wie folgt zusammenfassen:

(i) In Bezug auf Patienten

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In Fällen, in denen die Verarbeitung zum Zweck der Verwaltung von klinischen Forschungsstudien, in die Sie eingeschrieben sind, oder zur Verwaltung von Genehmigungen für den frühzeitigen Zugang und den Zugang zu Arzneimitteln nach dem “Compassionate Access”-Prinzip erfolgt, wird den Patienten vom Studienarzt oder Studienleiter ein Informationsblatt zur Verfügung gestellt, in dem die Datenschutzinformationen im Einklang mit der spezifischen klinischen Forschung aufgeführt sind.

(ii) Anwendbar auf medizinische Fachkräfte:

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3. WIE ERHEBEN WIR IHRE DATEN?

3.1 Wir erheben Ihre persönlichen Daten:

(i) Wenn Sie ein Patient sind

• direkt von Ihnen, wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um medizinische Informationen zu unseren Produkten zu erfragen oder Nebenwirkungen zu melden, die mit unseren Produkten zusammenhängen.
• indirekt durch Ihren Arzt, den Sie um medizinische Informationen bitten oder der Ihnen Nebenwirkungen im Zusammenhang mit verschriebenen Arzneimitteln meldet, oder der sich an unserer Studienforschung beteiligt und als Studienleiter fungiert.

(ii) Wenn Sie eine medizinische Fachkraft sind

• direkt durch die Interaktionen mit Ihnen während der Konferenz, der Foren, des Webinars und aller anderen medizinischen Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen.
• direkt von Ihnen im Falle von Anfragen nach medizinischen Informationen, Nachforschungen, Kooperationen, Umfragen usw.
• aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Websites, sozialen Medien, Zeitschriften usw. und von Dritten wie Veeva System Inc.

 

4. AN WEN GEBEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN WEITER?

4.1 Falls erforderlich, können wir Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Empfänger weitergeben:

• Unseren Tochtergesellschaften;
• Unseren Geschäftspartnern und ausgewählte Dienstleistern oder Verkäufern, wie z.B. Vertriebspartner, unseren technischen Dienstleistern für Hosting, Archivierung und Telefon-Hotline, Clinical Research Organization für die Verwaltung von klinischen Studien;
• Unseren Rechtsberatern und/oder Anwälten und denen von Käufern im Rahmen von Umstrukturierungen, Veräußerungen, Fusionen und Übernahmen oder Rechtsstreitigkeiten;
• Staatlichen Stellen und Verwaltungen, die befugt sind, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und/oder sie zu erhalten, insbesondere die Ethikkommissionen, die lokale Aufsichtsbehörde für die Genehmigung klinischer Versuche und Forschungen und für die Registrierung von Arzneimitteln, die für die Transparenzanforderungen zuständigen Behörden, die regionalen Pharmakovigilanzzentren, die europäische Datenbank für Berichte über Nebenwirkungen, die mit der Verwendung von Arzneimitteln in Zusammenhang stehen können.
• Die Gerichte und sonstigen Instanzen der Rechtsordnung im Falle eines Sie betreffenden Rechtsstreits;
• Strafverfolgungsbehörden im Falle der Beobachtung oder des Verdachts einer Straftat, die Sie betrifft, in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht oder wie von diesem verlangt.

 

4.2 Im Falle von Umstrukturierungen, Veräußerungen oder Fusionen (einschließlich Reorganisationen) können wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen an einen an der Transaktion beteiligten Dritten (z.B. einen Erwerber) weitergeben.

5. WIE WIRD DIE AUSGLIEDERUNG IHRER DATEN GEHANDHABT?

5.1 Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass unsere Auftragnehmer Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten.

5.2 Zu diesen Maßnahmen gehört die Unterzeichnung eines Datenverarbeitungsvertrags, der die Auftragsverarbeiter unter anderem dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Weisung hin zu verarbeiten, ohne unsere Zustimmung keinen Zweitverarbeiter zu beauftragen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, dafür zu sorgen, dass die zum Zugriff auf die Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet werden, Ihre personenbezogenen Daten nach Beendigung ihres Auftrags oder Vertrags zurückzugeben und/oder zu vernichten, sich Audits zu unterziehen und uns bei der Verfolgung Ihrer Anträge auf Ausübung Ihrer Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu unterstützen.

6. WERDEN IHRE DATEN AUSSERHALB DES EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTSRAUMS ÜBERMITTELT?

6.1 Ihre Daten können außerhalb der Europäischen Union in die Länder oder Regionen übermittelt werden, in denen unsere Tochtergesellschaften tätig sind oder in denen wir autorisierte Unterauftragnehmer beschäftigen, einschließlich in den USA, um die in Abschnitt 2.1 genannten Verarbeitungszwecke zu erfüllen. Wir haben diese Übermittlung durch die Anwendung verschiedener rechtlicher und technischer Instrumente im Rahmen von Standardvertragsklauseln geregelt, die ein ausreichendes und angemessenes Schutzniveau für Ihre Daten gewährleisten. Wir haben auch entsprechende vertragliche Vereinbarungen im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften getroffen.

7. WELCHE RECHTE HABEN SIE?

7.1 Gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder diese einzuschränken, das Recht auf Übertragbarkeit personenbezogener Daten und das Recht, Richtlinien für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod festzulegen.

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7.2 Bitte senden Sie uns alle Anfragen bezüglich Ihrer Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten per E-Mail an dpo@serb.com. Wir werden Ihre Anfrage so schnell wie möglich und immer innerhalb der in den geltenden Datenschutzgesetzen festgelegten Fristen beantworten. Bitte beachten Sie, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke aufbewahren können, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.

8. WIE GARANTIEREN WIR DIE SICHERHEIT IHRER DATEN?

8.1 Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das den mit Ihren personenbezogenen Daten verbundenen Risiken angemessen ist. Wir befolgen die besten in der Branche üblichen Methoden, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht versehentlich oder unrechtmäßig zerstört werden, verloren gehen, verändert werden oder unbefugt weitergegeben werden oder zugänglich sind.

9. FRAGEN UND BESCHWERDEN

9.1 Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Unternehmen haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter dpo@serb.com.

9.2 Sie haben das Recht, bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden finden Sie hier.

Sie können sich auch an die folgenden Behörden in den Ländern wenden, in denen unsere Unternehmen tätig sind:

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10. VERSCHIEDENES

10.1 Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem 1. März 2024. Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu aktualisieren. Wenn wir Änderungen an dieser Richtlinie vornehmen, werden wir Sie darüber informieren, damit Sie immer wissen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten behandeln.