Política de confidencialidad de pacientes y profesionales sanitarios

SERB confiere gran importancia a la confidencialidad de sus datos personales y se compromete a respetar los derechos de la vida privada de todos los individuos. Garantizamos que el tratamiento de los datos personales respetan estrictamente las exigencias de la legislación aplicable y la presente política de confidencialidad (la «Política»).

La presente política de confidencialidad (la «Política») incluye la recopilación y el uso de datos personales relativos a los pacientes, así como a los profesionales sanitarios («HCP») (conjuntamente, «usted», «su(s)») por SERB SAS, una sociedad constituida con arreglo al Derecho francés, con domicilio social en 40 avenue George V, 75008 París, Francia, y sus empresas vinculadas (en lo sucesivo, cada una de ellas denominada «la Sociedad», «nosotros», «nos», «nuestro(s)», «nuestra(s)», y de manera conjunta «el Grupo SERB»), actuando como responsables del tratamiento, ya sea de manera independiente o conjunta, según las actividades de tratamiento.

Cada entidad del Grupo SERB autorizada a distribuir productos farmacéuticos a escala local actúa como responsable independiente del tratamiento para dichos productos. Para las versiones en otros idiomas, consultar nuestro sitio web.

1. ¿Qué datos tratamos?
2. ¿Cómo tratamos sus datos?
3. ¿Cómo recopilamos sus datos?
4. ¿Con quién compartimos sus datos?
5. ¿Cómo se gestiona la externalización de sus datos?
6. ¿Se transfieren sus datos fuera del Espacio Económico Europeo?
7. ¿Cuáles son sus derechos?
8. ¿Cómo garantizamos la seguridad de sus datos?
9. Preguntas y reclamaciones
10. Varios

1. ¿QUÉ DATOS TRATAMOS?

1.1 La Sociedad trata los siguientes datos personales de los pacientes para los fines descritos a continuación:

• Datos de identificación personal (sexo, edad, apellido y nombre o sólo las iniciales del apellido (3 primeras letras) y del nombre (2 primeras letras) si procede).
• Datos de salud relativos al seguimiento del paciente (información sobre la intervención a la que se someterá el paciente, información de la historia clínica, otros datos de salud: antecedentes médicos y familiares, fármacos simultáneos, etc.).
• Si procede, datos de contacto (número de teléfono, dirección postal, dirección de correo electrónico).
• Si procede, los datos personales que usted indicó en el formulario de contacto del sitio web o en las reclamaciones presentadas.

 

1.2 La Sociedad trata los siguientes datos personales de los profesionales sanitarios para los fines descritos a continuación:

• Datos de identificación personal (apellido, nombre).
• Datos de identificación profesional (puesto de trabajo, lugar de trabajo (hospital, farmacia, entidad gubernamental), protección civil, defensa civil, práctica y ámbitos terapéuticos, especialidad, número de matrícula profesional, diploma, experiencia y cualificación profesionales, actividades científicas, etc.).
• Datos de contacto (dirección postal profesional, teléfono, dirección de correo electrónico, fax).
• Si procede, información financiera recopilada para fines de pago y transferencia en relación con la ejecución de un contrato.
• Datos relativos a las reuniones con nuestros representantes comerciales y médicos (hora y lugar de la reunión, datos relacionados con el coste de las comidas de negocios, datos contenidos en los campos de comentarios).
• Si procede, los datos personales que usted indicó en el formulario de contacto del sitio web o en las reclamaciones presentadas.

 

2. ¿CÓMO TRATAMOS SUS DATOS?

(a) Finalidades

2.1 La Sociedad trata sus datos personales para los siguientes fines:

(i) Aplicable a los pacientes

• Gestión de las autorizaciones de acceso anticipado y compasivo.
• Gestión de su participación en nuestros estudios e investigaciones clínicos.
• Supervisión de la farmacovigilancia y materiovigilancia (recopilación de acontecimientos adversos, riesgos de incidencias y/o incidencias ocurridas, seguimiento de pacientes (como registros, base de datos), redacción de informes de reacciones adversas que podrían estar relacionadas con el uso de medicamentos), supervisión del uso «off-label».
• Tratamiento de las solicitudes de información médica.

(ii) Aplicable a los HC

• Supervisión de la farmacovigilancia y materiovigilancia (recopilación de acontecimientos adversos, riesgos de incidencias y/o incidencias, seguimiento de pacientes (como registros, base de datos), redacción de informes de reacciones adversas que podrían estar relacionadas con el uso de medicamentos), supervisión del uso «off-label»;
• Tratamiento de las solicitudes de información médica.
• Planificación y asistencia de la interacción entre nuestros equipos en el terreno y usted a fin de crear un perfil personalizado sobre usted y clasificarle en diferentes segmentos según dicho perfil, identificarle en los ámbitos terapéuticos adecuados y establecer conexiones e interacciones con usted, precisándose que no se efectúa ninguna decisión automatizada que conlleve efectos jurídicos o que tenga un impacto sobre usted;
• Mantenimiento de las interacciones y comunicaciones con usted a través de nuestro sistema de gestión de relación con el cliente («CRM»):

(1) Compromiso de una comunicación directa eficaz con usted mediante canales electrónicos a distancia (como correo electrónico, teléfono, SMS, etc.) y visita en persona para proporcionar: (i) novedades, investigaciones, materiales educativos dentro de su especialidad, (ii) información pertinente relativa a nuestros productos, incluidos eventualmente materiales médicos y clínicos, así como materiales de promoción y comercialización, (iii) cualquier otro tipo de actualizaciones relacionadas con los productos de su interés.

(2) Invitación a participar en los eventos médicos/sanitarios, como conferencias, a escala nacional e internacional.

• Seguimiento de las actividades de los Enlaces Médicos Científicos (MSL) a fin de brindar información médica específica a los profesionales sanitarios y recopilar sus reacciones y opiniones.
• Gestión de la inscripción y organización de eventos, principalmente facilitarle la recepción de la invitación y la información relativa al evento, garantizando una participación y una presencia sin problemas.
• Implementación y gestión de una colaboración con usted, incluidas la selección, la planificación, la organización y la revisión de cualquier colaboración con usted, en particular en lo que respecta a la investigación y desarrollo (como los ensayos clínicos u otros estudios de investigación), servicios de asesoría o participación como orador en seminarios web o conferencias.
• Transparencia y conformidad ética: obligaciones legales impuestas a los propietarios de los derechos de comercialización en la industria farmacéutica a fin de evitar la falta de conformidad ética e integridad comercial en los compromisos con los profesionales sanitarios, lo que podría implicar la divulgación pública o no pública de información relacionada con los compromisos, la lucha contra la corrupción y la gestión de los conflictos de intereses.
• Asistencia en el cumplimiento de otras obligaciones reglamentarias a las que está sujeta la empresa. Por ejemplo, para cumplir los requisitos de vigilancia posterior a la comercialización, podemos enviarle periódicamente una encuesta para recabar su opinión sobre el uso, la eficacia potencial y la seguridad de nuestros productos farmacéuticos.

(b) Bases jurídicas

2.2 La recopilación y el tratamiento de sus datos personales se basan en las obligaciones legales que incumben a la Sociedad, en el consentimiento explícito que usted ha dado para recibir información promocional de nuestra parte, así como en el interés legítimo de la Sociedad en gestionar y tratar las solicitudes de información. Cuando se basan en nuestros intereses legítimos, consideramos que dichos intereses no prevalecen sobre sus intereses, libertades y derechos fundamentales.

2.3 Asimismo, cuando trata los datos relativos a la salud, la Sociedad cumple con la legislación en materia de protección de datos y confidencialidad. En particular, el tratamiento de los datos relativos a la salud efectuado es necesario para la medicina preventiva, el diagnóstico médico, la administración de cuidados o tratamientos, o la gestión de los servicios sanitarios implementados por un profesional sanitario.

(c) ¿Cuánto tiempo conservamos sus datos?

2.4 La Empresa conserva sus datos personales durante periodos que no superan el tiempo necesario para los fines para los que se tratan, teniendo en cuenta el carácter sensible de los datos tratados, los plazos de prescripción aplicables y las obligaciones legales o reglamentarias impuestas a la Sociedad. Los periodos de conservación se detallan en el punto 2.6.

2.5 Superados los periodos indicados a continuación, sus datos se anonimizarán y eliminarán periódicamente, excepto si resulta necesario conservarlos durante más tiempo a fin de (i) garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, contables y fiscales, (ii) conservar pruebas durante los plazos de prescripción aplicables, (iii) ejercer nuestros derechos en caso de litigio o acción legal durante el periodo del procedimiento o la investigación.

(d) Síntesis

2.6 El tratamiento de sus datos personales puede sintetizarse de la siguiente manera:

(i) Aplicable a los pacientes

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Si el tratamiento está destinado a gestionar los estudios de investigación clínica en los que usted participa, o gestionar autorizaciones de acceso anticipado y compasivo, el investigador o médico investigador del estudio deberá proporcionar a los pacientes un prospecto informativo sobre el estudio, en el que se incluya información relativa a la protección de datos de conformidad con la investigación clínica específica.

(ii) Aplicable a los HCP:

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3. ¿CÓMO RECOPILAMOS SUS DATOS?

3.1 Recopilamos sus datos personales:

(i) Si usted es un paciente

• directamente de usted cuando nos contacta para solicitar información médica sobre productos o comunicar cualquier reacción adversa relacionada con nuestros productos.
• indirectamente a través de su médico al que solicita información médica o comunica cualquier reacción adversa relativa a productos médicos prescritos, o que participa en nuestro estudio y actúa como investigador del estudio.

(ii) Si usted es un profesional sanitario

• directamente en las interacciones con usted durante conferencias, foros, seminarios web y cualquier otro evento médico en el que participa.
• directamente de usted en caso de solicitud de información médica, consultas, colaboraciones, encuestas, etc.
• a partir de fuentes públicamente disponibles, incluidos sitios web, redes sociales, periódicos, etc., y terceros como Veeva System Inc.

 

4. ¿CON QUIÉN COMPARTIMOS SUS DATOS?

4.1 Eventualmente, podremos transmitir sus datos personales a los siguientes destinatarios:

• Nuestras empresas vinculadas.
• Nuestros socios comerciales y prestadores de servicio o vendedores seleccionados, como distribuidores, prestadores de servicio técnico para el alojamiento, el archivo y la asistencia telefónica, la organización de investigación por contrato para la gestión de estudios clínicos.
• Nuestros abogados y/o asesores jurídicos y los de los compradores en el contexto de operaciones de reestructuración, desinversión, fusión y adquisición o litigio.
• Las administraciones y entidades gubernamentales autorizadas a acceder a sus datos personales y/u obtenerlos, y en particular los comités de ética, el organismo regulador local para la aprobación de investigaciones y ensayos clínicos y para la inscripción de productos médicos, las autoridades competentes en cuanto a requisitos de transparencia, los centros de farmacovigilancia regionales, la base de datos europeo de informes sobre reacciones adversas que podrían estar relacionadas con el uso de productos médicos.
• Los órganos jurisdiccionales del ordenamiento jurídico en caso de litigio en el que estuviera implicado.
• Las autoridades policiales en caso de constatar o sospechar que se ha producido un delito en el que usted se ha visto implicado de conformidad con la legislación aplicable.

 

4.2 En caso de operaciones de reestructuración, desinversión o fusión (incluida una reorganización), podremos transferir sus datos personales a terceros implicados en la transacción (por ejemplo, un comprador) de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos.

5. ¿CÓMO SE GESTIONA LA EXTERNALIZACIÓN DE SUS DATOS?

5.1 Adoptamos las medidas adecuadas para garantizar que nuestros subcontratistas traten sus datos personales de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos.

5.2 Dichas medidas incluyen la firma de un contrato de tratamiento de datos que exige a los subcontratistas, entre otras cosas, tratar sus datos personales sólo según nuestras instrucciones, no solicitar los servicios de un subcontratista de segundo nivel sin nuestro consentimiento, adoptar las medidas organizativas y técnicas apropiadas para garantizar la seguridad de sus datos personales, garantizar que las personas autorizadas a acceder a los datos están sujetas a obligaciones de confidencialidad, restituir y/o destruir sus datos personales al final de su misión o contrato, someterse a auditorías y proporcionarnos asistencia a fin de garantizar el seguimiento de sus solicitudes para ejercer sus derechos relativos a sus datos personales.

6. ¿SE TRANSFIEREN SUS DATOS FUERA DEL ESPACIO ECONÓMICO EUROPEO?

6.1 Sus datos podrán transferirse fuera de la Unión Europea a países o regiones donde operan nuestras empresas vinculadas o en los que empleamos a subcontratistas autorizados, incluidos los EE. UU., para cumplir los objetivos de tratamiento tal y como se indica en la sección 2.1. Hemos controlado dicha transferencia mediante la implementación de diferentes herramientas técnicas y jurídicas a través de cláusulas contractuales estándar que garantizan un nivel de protección suficiente y apropiado de sus datos. Asimismo, hemos celebrado acuerdos contractuales adecuados de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos.

7. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS?

7.1 De acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos, tiene derecho de acceso, rectificación y supresión de sus datos personales, derecho de oposición o a la limitación del tratamiento de sus datos personales, derecho a la portabilidad de sus datos personales y derecho a definir directivas relativas al uso de sus datos personales tras su deceso.

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7.2 Sírvase hacernos llegar cualquier solicitud sobre sus derechos en relación con sus datos personales a la dirección de correo electrónico dpo@serb.com. Responderemos a su solicitud cuanto antes y siempre dentro de los límites de tiempo establecidos por la legislación aplicable en materia de protección de datos. Cabe señalar que podremos conservar sus datos personales para determinados fines cuando la legislación así lo requiera y autorice.

8. ¿CÓMO GARANTIZAMOS LA SEGURIDAD DE SUS DATOS?

8.1 Adoptamos medidas organizativas y técnicas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad adaptado a los riesgos asociados con sus datos personales. Seguimos las mejores prácticas del sector para evitar el acceso a los datos personales o su divulgación de manera no autorizada, así como para evitar que dichos datos se destruyan, pierdan o alteren de manera accidental o ilícita.

9. PREGUNTAS Y RECLAMACIONES

9.1 Si tiene alguna pregunta o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales por la Sociedad, no dude en contactar con el responsable de la protección de datos de Serb al correo electrónico dpo@serb.com.

9.2 Tiene derecho a presentar cualquier reclamación ante la autoridad de supervisión competente de su lugar de residencia en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales, sírvase consultar los datos de contacto de las autoridades de la protección de datos aquí.

Asimismo, puede contactar con las siguientes autoridades en los países en los que operan nuestras entidades:

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10. VARIOS

10.1 La presente Política está en vigor desde el 1 de marzo de 2024. La Sociedad se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento. En caso de modificar la presente Política, le informaremos al respecto de tal manera que se mantenga al tanto del tratamiento al que se someten sus datos personales.