Polityka prywatności pacjentów i pracowników służby zdrowia

SERB wysoko ceni Pani/Pana prywatność i zobowiązuje się do poszanowania prawa wszystkich osób do prywatności. Zapewniamy, że przetwarzanie danych osobowych jest ściśle zgodne z wymogami obowiązującego prawa i niniejszej polityki prywatności („Polityka“).

Niniejsza polityka prywatności obejmuje gromadzenie i korzystanie z danych osobowych dotyczących pacjentów i pracowników służby zdrowia („PSZ“) (łącznie „Pan(i)“, „Pani/Pana“) przez SERB SAS, spółkę prawa francuskiego, której siedziba znajduje się przy 40 avenue George V, 75008 Paryż, Francja, oraz spółki z nią powiązane (zwane dalej „Spółką“,„my“, „nas“, „nasz“, a łącznie „Grupą SERB“), działające jako administratorzy danych niezależnie lub wspólnie, w zależności od czynności przetwarzania.

Każdy podmiot Grupy SERB upoważniony do lokalnej dystrybucji produktów farmaceutycznych działa jako niezależny administrator danych dla takich produktów. Inne wersje językowe można znaleźć na naszej witrynie internetowej.

1. Jakie dane przetwarzamy?
2. Jak przetwarzamy Pani/Pana dane?
3. Jak zbieramy Pani/Pana dane?
4. Komu udostępniamy Pani/Pana dane?
5. Jak zarządzamy powierzaniem danych podmiotom zewnętrznym?
6. Czy Pani/Pana dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?
7. Jakie są Pani/Pana prawa?
8. Jak gwarantujemy bezpieczeństwo Pani/Pana danych?
9. Pytania i skargi
10. Różne

1. JAKIE DANE PRZETWARZAMY?

1.1 Spółka przetwarza następujące dane osobowe pacjentów w celach opisanych poniżej:

• osobowe dane identyfikacyjne [płeć, wiek, nazwisko i imię lub, w stosownych przypadkach, tylko inicjały nazwiska (3 pierwsze litery) i imienia (2 pierwsze litery)];
• dane zdrowotne związane z obserwacją pacjenta (informacje o procedurze, która ma zostać przeprowadzona na pacjencie, informacje z dokumentacji medycznej, inne dane zdrowotne: anamneza, występowanie chorób w rodzinie, leki towarzyszące itp.);
• w stosownych przypadkach dane kontaktowe (numer telefonu, adres pocztowy, adres e-mail);
• w stosownych przypadkach dane osobowe podane przez Panią/Pana w formularzu kontaktowym na witrynie internetowej lub w złożonych skargach.

 

1.2 Spółka przetwarza następujące dane osobowe PSZ w celach opisanych poniżej:

• osobowe dane identyfikacyjne (nazwisko, imię);
• służbowe dane identyfikacyjne (stanowisko, miejsce pracy (szpital, apteka, instytucja państwowa), ochrona cywilna, obrona cywilna, obszary praktyki medycznej i terapii, specjalizacja, numer rejestracji zawodowej, stopień naukowy, kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, działalność naukowa itp.);
• dane kontaktowe (służbowy adres pocztowy, telefon, adres e-mail, faks);
• w stosownych przypadkach informacje finansowe gromadzone do celów płatności i wymogów transparentności w związku z realizacją umowy;
• dane dotyczące spotkań z naszymi przedstawicielami handlowymi i medycznymi (czas i miejsce spotkania, dane dotyczące kosztów wspólnych posiłków, dane zawarte w polach na uwagi);
• w stosownych przypadkach dane osobowe podane przez Panią/Pana w formularzu kontaktowym na witrynie internetowej lub w złożonych skargach.

 

2. JAK PRZETWARZAMY PANI/PANA DANE?

(a) Cele

2.1 Spółka przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:

(i) w odniesieniu do pacjentów

• zarządzanie wczesnymi i spowodowanymi przyczynami losowymi zezwoleniami na dostęp
• zarządzanie Pani/Pana udziałem w naszych badaniach i analizach klinicznych.
• monitorowanie i ocena bezpieczeństwa stosowanych leków i przyrządów medycznych (gromadzenie informacji o niepożądanych zdarzeniach, ryzyku wystąpienia incydentów lub wystąpieniu incydentów, monitorowanie pacjentów (np. rejestry, bazy danych), sporządzanie raportów o niepożądanych reakcjach mogących mieć związek ze stosowaniem leków), monitorowanie stosowania niezgodnego z przeznaczeniem;
• przetwarzanie wniosków o udzielenie informacji medycznych.

(ii) w odniesieniu do PSZ

• monitorowanie i ocena bezpieczeństwa stosowanych leków i przyrządów medycznych (gromadzenie informacji o zdarzeniach niepożądanych, ryzyku wystąpienia incydentów lub wystąpieniu incydentów, monitorowanie pacjentów (np. rejestry, bazy danych), sporządzanie raportów o niepożądanych reakcjach mogących mieć związek ze stosowaniem leków), monitorowanie stosowania niezgodnego z przeznaczeniem;
• przetwarzanie wniosków o udzielenie informacji medycznych;
• planowanie i wsparcie interakcji między naszymi zespołami terenowymi a Panią/Panem w celu stworzenia dopasowanego profilu i podzielenia go na różne segmenty zgodnie z tym profilem, a także w celu przyporządkowania Pani/Pana do odpowiednich obszarów terapeutycznych oraz nawiązania kontaktu i interakcji z Panią/Panem, z zastrzeżeniem, że nie są podejmowane żadne zautomatyzowane decyzje, które powodowałyby skutki prawne lub miałyby znaczący wpływ na Panią/Pana;
• utrzymywanie interakcji i komunikacji z Panią/Panem przy wsparciu naszego systemu zarządzania relacjami z klientami („CRM”):

(1) Zaangażowanie w skuteczną bezpośrednią komunikację z Panią/Panem za pośrednictwem zdalnych kanałów elektronicznych (takich jak poczta e-mail, telefon, SMS itp.) oraz osobiste wizyty w celu dostarczenia: (i) odpowiednich wiadomości, materiałów badawczych i edukacyjnych w zakresie Pani/Pana specjalizacji, (ii) istotnych informacji o naszych produktach, np. medycznych, klinicznych i marketingowych materiałów promocyjnych, (iii) innych wszelkiego rodzaju aktualnych informacji związanych z produktami, którymi Pan(i) jest zainteresowana(y).

(2) Zaproszenie do udziału w imprezach związanych z medycyną/opieką zdrowotną, takich jak konferencje, zarówno krajowe, jak i międzynarodowe.

• monitorowanie działań łączników naukowo-medycznych (MSL) w celu dostarczania konkretnych informacji medycznych PSZ oraz zbierania od nich informacji zwrotnych i opinii;
• zarządzanie rejestracją i organizacją imprez, głównie w celu ułatwienia Pani/Panu otrzymywania zaproszeń i informacji związanych z imprezą, ułatwiając uczestnictwo i obecność;
• nawiązywanie współpracy z Panią/Panem i zarządzanie nią, w tym wybór, planowanie, organizacja i przegląd współpracy z Panią/Panem, w szczególności obejmującej badania i rozwój (takie jak próby kliniczne lub inne badania naukowe), usługi doradcze lub udział w charakterze prelegenta w webinariach lub konferencjach;
• transparentność i zgodność z zasadami etyki: obowiązki prawne nałożone na posiadaczy pozwoleń na dopuszczenie do obrotu w branży farmaceutycznej w celu wyeliminowania niezgodności z zasadami etyki lub uczciwości biznesowej w kontaktach z PSZ, np. publicznego lub niepublicznego ujawniania informacji związanych z zatrudnieniem, przeciwdziałanie łapówkarstwu i korupcji oraz działania w przypadku konfliktu interesów.
• Pomoc w wypełnianiu innych obowiązków regulacyjnych, którym podlega Spółka. Na przykład, w celu spełnienia wymogów nadzoru po wprowadzeniu do obrotu, możemy regularnie wysyłać użytkownikowi ankiety w celu zebrania jego opinii na temat stosowania, potencjalnej skuteczności i bezpieczeństwa naszych produktów farmaceutycznych.

(b) Podstawa prawna

2.2 Gromadzenie i przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych opiera się na obowiązkach prawnych wiążących Spółkę, Pani/Pana wyraźnej zgodzie na otrzymywanie od nas informacji promocyjnych, a także na uzasadnionym interesie Spółki w zarządzaniu wnioskami o udzielenie informacji i ich przetwarzaniu. Jeśli są one oparte na naszych uzasadnionych interesach, nie traktujemy tych interesów jako nadrzędnych w stosunku do Pani/Pana interesów oraz podstawowych praw i wolności.

2.3 Ponadto przetwarzając dane dotyczące zdrowia Spółka przestrzega przepisów dotyczących ochrony danych i prywatności. W szczególności przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest niezbędne do celów medycyny prewencyjnej, diagnostyki medycznej, zarządzania opieką lub leczeniem bądź zarządzania usługami zdrowotnymi świadczonymi przez pracownika służby zdrowia.

(c) Jak długo przechowujemy Pani/Pana dane osobowe?

2.4 Pani/Pana dane osobowe są przechowywane przez Spółkę przez okres nieprzekraczający okresu niezbędnego do celów, dla których są przetwarzane, z uwzględnieniem wrażliwego charakteru przetwarzanych danych, obowiązujących przepisów o przedawnieniu oraz obowiązków prawnych lub regulacyjnych nałożonych na Spółkę. Okresy przechowywania są określone w pkt 2.6.

2.5 Po upływie wskazanych poniżej okresów Pani/Pana dane będą regularnie usuwane lub anonimizowane, chyba że konieczne będzie ich dłuższe przechowywanie (i) w celu zapewnienia zgodności z obowiązkami prawnymi, księgowymi i podatkowymi przechowywania danych, (ii) w celu przechowywania dowodów w obowiązujących okresach przedawnienia, (iii) w celu wykonywania naszych praw w przypadku postępowania sądowego lub prawnego przez cały okres postępowania lub dochodzenia.

(d) Streszczenie

2.6 Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych można podsumować w następujący sposób:

(i) w odniesieniu do pacjentów

WordPress Responsive Table

 

W przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się w celu zarządzania badaniami klinicznymi, do których Pan(i) został(a) zapisana(y), lub w celu zarządzania wczesnymi i spowodowanymi przyczynami losowymi zezwoleniami na dostęp, lekarz prowadzący badanie lub badacz przekaże pacjentom informację o badaniu zawierającą szczegóły na temat ochrony danych dla konkretnych badań klinicznych.

(ii) w odniesieniu do PSZ:

WordPress Responsive Table

 

3. JAK ZBIERAMY PANI/PANA DANE?

3.1 Pani/Pana dane osobowe zbieramy:

(i) Jeżeli jest Pan(i) pacjentką/pacjentem

• bezpośrednio od Pani/Pana, gdy kontaktuje się Pan(i) z nami w celu uzyskania informacji medycznych dotyczących naszych produktów lub zgłasza ewentualne reakcje niepożądane związane z naszymi produktami;
• pośrednio przez Pani/Pana lekarza, do którego zwraca się Pan(i) o informacje medyczne lub zgłasza ewentualne reakcje niepożądane związane z przepisanymi produktami medycznymi lub który bierze udział w naszych badaniach jako badacz.

(ii) Jeżeli jest Pan(i) PSZ

• bezpośrednio z interakcji z Panią/Panem podczas konferencji, forów, webinariów i wszelkich innych imprez medycznych, w których Pan(i) uczestniczy;
• bezpośrednio od Pani/Pana w przypadku próśb o informacje medyczne, zapytań, współpracy, ankiet itp.;
• z publicznie dostępnych źródeł, w tym witryn internetowych, mediów społecznościowych, czasopism itp. oraz podmiotów trzecich, takich jak Veeva System Inc.

 

4. KOMU UDOSTĘPNIAMY PANI/PANA DANE?

4.1 W razie potrzeby możemy przekazywać Pani/Pana dane osobowe następującym odbiorcom:

• naszym spółkom powiązanym;
• naszym partnerom biznesowym i wybranym dostawcom usług lub sprzedawcom, takim jak dystrybutorzy, naszym dostawcom usług technicznych w zakresie hostingu, archiwizacji i infolinii, organizacji badań klinicznych w zakresie zarządzania badaniami klinicznymi;
• naszym doradcom prawnym lub prawnikom oraz prawnikom nabywców w kontekście działań restrukturyzacyjnych, zbycia, fuzji i przejęć lub sporów sądowych;
• instytucjom państwowym i organom administracji upoważnionym do dostępu lub pozyskiwania Pani/Pana danych osobowych, w szczególności komisjom etycznym, lokalnym organom regulacyjnym zatwierdzającym próby i badania kliniczne oraz rejestrację produktów leczniczych, właściwym organom ds. wymogów transparentności, regionalnym ośrodkom nadzoru nad bezpieczeństwem stosowanych leków, europejskiej bazie danych dla zgłoszeń reakcji niepożądanych, które mogą być związane ze stosowaniem produktów leczniczych;
• sądom i trybunałom sądowym w przypadku sporów sądowych z Pani/Pana udziałem;
• organom ścigania w przypadku zaobserwowania lub podejrzenia popełnienia przestępstwa, w które jest Pan(i) zamieszana(y), zgodnie z obowiązującym prawem;

 

4.2 w przypadku restrukturyzacji, zbycia lub fuzji (w tym reorganizacji) możemy przekazać Pani/Pana dane osobowe stronie trzeciej zaangażowanej w transakcję (na przykład nabywcy) zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

5. JAK ZARZĄDZAMY POWIERZANIEM DANYCH PODMIOTOM ZEWNĘTRZNYM?

5.1 Podejmujemy odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że nasi kontrahenci przetwarzają Pani/Pana dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

5.2 Środki te obejmują podpisanie umowy o przetwarzaniu danych, która wymaga od podmiotów przetwarzających między innymi przetwarzania Pani/Pana danych osobowych wyłącznie na nasze polecenie, niezatrudnianie podmiotów przetwarzających drugiego stopnia bez naszej zgody, podejmowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa Pani/Pana danych osobowych, zapewnienia, że osoby upoważnione do dostępu do danych podlegają obowiązkowi zachowania poufności, zwrotu lub zniszczenia Pani/Pana danych osobowych po zakończeniu ich zadania lub umowy, poddania się audytom i udzielenia nam pomocy w działaniach następczych w związku z Pani/Pana wnioskami o skorzystanie ze swoich praw w odniesieniu do swoich danych osobowych.

6. CZY PANI/PANA DANE SĄ PRZEKAZYWANE POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY?

6.1 Pani/Pana dane mogą być przekazywane poza Unię Europejską do krajów lub regionów, w których działają spółki z nami powiązane lub w których angażujemy autoryzowanych podwykonawców, w tym w USA, w celu realizacji celów przetwarzania określonych w punkcie 2.1. Kontrolujemy ten transfer, wdrażając różne narzędzia prawne i techniczne poprzez standardowe klauzule umowne zapewniające wystarczający i odpowiedni poziom ochrony Pani/Pana danych. Zawarliśmy również odpowiednie ustalenia umowne zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

7. JAKIE SĄ PANI/PANA PRAWA?

7.1 Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych ma Pani(i) prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania i usunięcia, sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych lub do jego ograniczenia, przeniesienia danych osobowych oraz do określenia poleceń co do korzystania z Pani/Pana danych osobowych po Pani/Pana śmierci.

WordPress Responsive Table

 

7.2 Wszelkie wnioski dotyczące praw związanych z danymi osobowymi proszę przesyłać na adres e-mail dpo@serb.com. Na Pani/Pana wniosek odpowiemy tak szybko, jak to możliwe i zawsze w terminach określonych w obowiązujących przepisach o ochronie danych. Prosimy pamiętać, że możemy przechowywać Pani/Pana dane osobowe w określonych celach, jeśli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo.

8. JAK GWARANTUJEMY BEZPIECZEŃSTWO PANI/PANA DANYCH?

8.1 Podejmujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka związanego z Pani/Pana danymi osobowymi. Postępujemy zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi, aby zapewnić, że dane osobowe nie zostaną przypadkowo lub bezprawnie zniszczone, utracone, zmienione, ujawnione lub udostępnione w nieuprawniony sposób.

9. PYTANIA I SKARGI

9.1 W przypadku jakichkolwiek pytań lub skarg dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Spółkę prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail dpo@serb.com.

9.2 Ma Pan(i) prawo do wniesienia w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych skargi do właściwego miejscowego organu nadzorczego. Dane kontaktowe organów ochrony danych można znaleźć tutaj.

Można również skontaktować się z następującymi organami w krajach, w których działają nasze podmioty:

WordPress Responsive Table

 

10. RÓŻNE

10.1 Niniejsza Polityka obowiązuje od 1 marca 2024 r. Spółka zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki w dowolnym czasie. Jeśli wprowadzimy zmiany w niniejszej Polityce, powiadomimy o tym Panią/Pana, aby zawsze Pan(i) wiedział(a), w jaki sposób traktujemy Pani/Pana dane osobowe.