Privacybeleid Voor Patiënten En Beroepsbeoefenaars in de Gezondheidszorg

SERB hecht veel waarde aan uw persoonlijke levenssfeer en verbindt zich ertoe de privacyrechten van alle individuen te respecteren. Wij zorgen ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens strikt in overeenstemming is met de vereisten van de toepasselijke wetgeving en dit privacybeleid (het “Beleid”).

Dit privacybeleid (het “Beleid”) heeft betrekking op de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens van patiënten en beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg (“HCP’s”, Healtcare Professionals), (gezamenlijk “u”, “uw” genoemd) door SERB SAS, een vennootschap naar Frans recht, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 40, Avenue George V, 75008 Parijs, Frankrijk, en haar filialen (hierna elk aangeduid als het “Bedrijf”, ”wij”, “ons”, “onze” , en gezamenlijk aangeduid als “SERB-groep”), handelend als verantwoordelijken voor de verwerking, hetzij onafhankelijk, hetzij gezamenlijk, afhankelijk van de verwerkingsactiviteiten.

Elke entiteit van de SERB-groep die gemachtigd is om lokaal een farmaceutisch product te distribueren, treedt op als een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor dergelijke producten. Raadpleeg onze website voor andere taalversies.

1. Welke gegevens verwerken we?
2. Hoe verwerken we uw gegevens?
3. Hoe verzamelen we uw gegevens?
4. Met wie delen we uw gegevens
5. Hoe wordt de uitbesteding van uw gegevens beheerd?
6. Worden uw gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte?
7. Welke rechten heeft u?
8. Hoe garanderen we de veiligheid van uw gegevens?
9. Vragen en Klachten
10. Diversen

1. WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE?

1.1 Het Bedrijf verwerkt de volgende persoonsgegevens van patiënten voor de hieronder beschreven doeleinden:

• Persoonlijke identificatiegegevens (geslacht, leeftijd, achternaam en voornaam of alleen initialen van achternaam (eerste 3 letters) en voornaam (eerste 2 letters) indien van toepassing);
• Gezondheidsgegevens met betrekking tot het vervolgonderzoek van de patiënt (informatie over de procedure die bij de patiënt wordt uitgevoerd, informatie uit het medisch dossier, andere gezondheidsgegevens: medische en familiegeschiedenis, gelijktijdige medicatie, enz.);
• Indien van toepassing, contactgegevens (telefoonnummer, postadres, e-mailadres);
• Indien van toepassing, de persoonsgegevens die u hebt ingevuld in het contactformulier op de website of in de door u ingediende klachtenbrief.

 

1.2 Het Bedrijf verwerkt de persoonsgegevens van de volgende HCP’s voor de hieronder beschreven doeleinden:

• Persoonlijke identificatiegegevens (achternaam, voornaam);
• Professionele identificatiegegevens (functietitel, werkplek (ziekenhuis, apotheek, overheidsinstantie), civiele bescherming, civiele defensie, praktijk en therapeutische gebieden, specialiteit, beroepsregistratienummer, diploma, beroepskwalificatie en ervaring, wetenschappelijke activiteiten enz.);
• Contactgegevens (professioneel postadres, telefoon, e-mailadres, fax);
• Financiële gegevens, indien van toepassing, verzameld ten behoeve van betalings- en transparantievereisten in verband met de uitvoering van een contract;
• Gegevens met betrekking tot bijeenkomsten met onze verkoop- en medische vertegenwoordigers (tijd en locatie van de bijeenkomst, gegevens met betrekking tot de kosten van gezamenlijke maaltijden, gegevens in de commentaarvelden);
• Indien van toepassing, de persoonsgegevens die u hebt ingevuld in het contactformulier op de website of in de door u ingediende klachtenbrief.

 

2. HOE VERWERKEN WE UW GEGEVENS?

(a) Doelstellingen

2.1 Het Bedrijf verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

(i) Van toepassing op patiënten

• Beheer van toegangsautoarisaties in vroegtijdige en schrijnende gevallen.
• Beheer van uw deelname aan onze klinische onderzoeken en studies.
• Geneesmiddelenbewaking en materiovigilantie monitoring (verzamelen van gegevens over bijwerkingen, risico’s op incidenten en/of voorgevallen incidenten, patiëntmonitoring (zoals registers, databank), redactie van rapporten over bijwerkingen die verband kunnen houden met het gebruik van geneesmiddelen), monitoring van ‘off-label’-gebruik.
• Verwerking van verzoeken om medische informatie.

(ii) Van toepassing op HCP’s

• Geneesmiddelenbewaking en materiovigilantie monitoring (verzamelen van gegevens over bijwerkingen, risico’s op incidenten en/of voorgevallen incidenten, patiëntmonitoring (zoals registers, databank), redactie van rapporten over bijwerkingen die verband kunnen houden met het gebruik van geneesmiddelen), monitoring van ‘off-label-gebruik’;
• Verwerking van verzoeken om medische informatie.
• Planning en ondersteuning van de interactie tussen onze buitendienstteams en u om een op maat gemaakt profiel over u aan te maken en u in te delen in verschillende segmenten in overeenstemming met dit profiel, en om u te identificeren in de juiste therapeutische gebieden en verbindingen en interacties met u tot stand te brengen, met dien verstande dat er geen geautomatiseerde beslissingen worden genomen die juridische gevolgen kunnen hebben of een aanzienlijke impact op u zouden hebben.
• Interactie en communicatie met u hebben met behulp van ons systeem voor Klantenrelatiebeheer (‘CRM’, Customer relationship management):

(1) Het aangaan van effectieve directe communicatie met u via externe elektronische kanalen (zoals e-mail, telefoon, sms enz.) en persoonlijk bezoek voor het verschaffen van: (i) relevant nieuws, onderzoek, educatief materiaal binnen uw specialisme, (ii) relevante informatie over onze producten, waaronder mogelijk medisch, klinisch en marketing promotiemateriaal (iii) alle andere soorten updates met betrekking tot producten waarin u geïnteresseerd bent.

(2) Uitnodigingen om medische/gezondheidszorg evenementen bij te wonen, zoals conferenties op zowel nationaal als internationaal niveau.

• Follow-up van activiteiten van medisch-wetenschappelijke liaisons (MSL, Medical Scientific Liaisons) voor het verstrekken van specifieke medische informatie aan HCP’s en het verzamelen van feedback en meningen van HCP’s.
• Beheer van evenementregistratie en -organisatie, voornamelijk om het ontvangen van de uitnodiging en evenement gerelateerde informatie te vergemakkelijken, zodat u probleemloos kunt deelnemen en aanwezig kunt zijn.
• Totstandbrenging en beheer van onze samenwerking met u, met inbegrip van de selectie, planning, organisatie en beoordeling van elke samenwerking met u, in het bijzonder met betrekking tot onderzoek en ontwikkeling (zoals klinische proeven of andere onderzoeksstudies), adviesdiensten of deelname als spreker aan webinars of conferenties.
• Transparantie en naleving van ethische normen: wettelijke verplichtingen voor houders van een handelsvergunning binnen de farmaceutische industrie om ervoor te zorgen dat de ethische normen en de zakelijke integriteit niet worden geschonden in de omgang met HCP’s. Dit kan inhouden dat informatie over de afspraken met HCP’s al dan niet openbaar wordt gemaakt, dat omkoping en corruptie worden tegengegaan en dat belangenconflicten worden aangepakt.
• Hulp bij het voldoen aan andere regelgevende verplichtingen waaraan het bedrijf is onderworpen. Om te voldoen aan de vereisten voor postmarket surveillance kunnen we u bijvoorbeeld regelmatig een enquête sturen om uw feedback te verzamelen over het gebruik, de potentiële effectiviteit en de veiligheid van onze farmaceutische producten.

(b) Rechtsgrondslag

2.2 Het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen van het Bedrijf, de expliciete toestemming die u heeft gegeven om promotionele informatie van ons te ontvangen en het legitieme belang van het Bedrijf bij het beheren en verwerken van informatieaanvragen. Wanneer ze gebaseerd zijn op onze legitieme belangen, lijken deze belangen ons niet zwaarder te wegen dan uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden.

2.3 Bovendien houdt het Bedrijf zich bij de verwerking van gezondheidsgegevens aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy. In het bijzonder is de verwerking van gezondheidsgegevens noodzakelijk voor de doeleinden van preventieve geneeskunde, medische diagnose, de administratie van zorg of behandeling, of het beheer van gezondheidsdiensten uitgevoerd door een gezondheidswerker.

(c) Hoe lang bewaren we uw gegevens?

2.4 Uw persoonsgegevens worden door het Bedrijf bewaard gedurende een periode die niet langer is dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, rekening houdend met de gevoelige aard van de verwerkte gegevens, de toepasselijke verjaringstermijnen en de wettelijke of reglementaire verplichtingen die aan het Bedrijf zijn opgelegd. De bewaartermijnen worden hieronder gespecificeerd.

2.5 Na deze hieronder aangegeven perioden worden uw gegevens regelmatig verwijderd of anoniem gemaakt, tenzij het noodzakelijk is om ze langer te bewaren (i) om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten, (ii) voor het bewaren van bewijs gedurende de toepasselijke verjaringstermijnen, (iii) voor het uitoefenen van onze rechten in het geval van een rechtszaak of een rechtsvordering gedurende de gehele periode van de procedure of het onderzoek.

(d) Samenvatting

2.6 De verwerking van uw persoonsgegevens kan als volgt worden samengevat:

(i) Van toepassing op patiënten

 

In gevallen waarin de verwerking bedoeld is voor het beheer van klinische onderzoeksstudies waarvoor u bent ingeschreven, of voor het beheer van toegangsautorisatie bij vroegtijdige en schrijnende gevallen, wordt door de onderzoeksarts of onderzoeker van patiënten een Informed Notice (geïnformeerde kennisgeving) voor patiëntonderzoek verstrekt met gedetailleerde informatie over gegevensbescherming in overeenstemming met specifiek klinisch onderzoek.

(ii) Van toepassing op HCP’s:

WordPress Responsive Table

3. HOE VERZAMELEN WE UW GEGEVENS?

3.1 We verzamelen uw persoonsgegevens:

(i) Als u een patiënt bent:

• rechtstreeks van u wanneer u contact met ons opneemt voor het aanvragen van medische informatie over onze producten of het melden van bijwerkingen van onze producten;
• onrechtstreeks via uw arts aan wie u medische informatie vraagt of bijwerkingen meldt met betrekking tot voorgeschreven medische producten, of die deelneemt aan ons studieonderzoek en optreedt als studieonderzoeker.

(ii) Als u een HCP bent:

• rechtstreeks uit de interacties met u tijdens conferenties, forums, webinars en andere medische evenementen waaraan u deelneemt;
• rechtstreeks van u in het geval van medische informatieaanvragen, onderzoeken, samenwerkingen, enquêtes, enz.;
• uit openbaar beschikbare bronnen, waaronder websites, sociale media, tijdschriften, enz. en derden zoals Veeva System Inc.

 

4. MET WIE DELEN WE UW GEGEVENS?

4.1 Indien nodig kunnen we uw persoonsgegevens doorsturen naar de volgende ontvangers:

• Onze filialen;
• Onze zakelijke partners en geselecteerde dienstverleners of verkopers, zoals distributeurs, onze technische dienstverleners voor hosting, archivering en telefoonpermanentie, de Clinical Research Organization voor het beheer van klinische onderzoeken;
• Onze juridische adviseurs en/of advocaten en die van afnemers in het kader van herstructureringen, desinvesteringen, fusies en overnames of rechtszaken;
• Overheidsinstanties en -administraties die gemachtigd zijn om uw persoonsgegevens in te zien en/of te verkrijgen, en in het bijzonder de Ethische Commissies, de lokale regelgevende instantie voor goedkeuring van klinische proeven en onderzoeken en voor registratie van geneesmiddelen, de bevoegde instanties voor transparantievereisten, de regionale centra voor geneesmiddelenbewaking, de Europese database voor meldingen van bijwerkingen die verband kunnen houden met het gebruik van geneesmiddelen.
• De hoven en rechtbanken van de gerechtelijke orde in het geval van geschillen waarbij u betrokken bent;
• Wetshandhavingsinstanties in het geval van de constatering of verdenking van een strafbaar feit waarbij u betrokken bent in overeenstemming met of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

 

4.2 In het geval van een herstructurering, desinvestering of fusie (inclusief reorganisatie), kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een derde partij die betrokken is bij de transactie (bijvoorbeeld een koper) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

5. HOE WORDT DE UITBESTEDING VAN UW GEGEVENS BEHEERD?

5.1 Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze contractanten uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

5.2 Deze maatregelen omvatten de ondertekening van een gegevensverwerkingsovereenkomst waardoor verwerkers onder andere verplicht zijn uw persoonsgegevens alleen in onze opdracht te verwerken, geen tweedelijns verwerker in te schakelen zonder onze toestemming, passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, ervoor te zorgen dat de personen die toegang hebben tot de gegevens onderworpen zijn aan geheimhoudingsverplichtingen, uw persoonsgegevens aan het einde van hun opdracht of contract terug te geven en/of te vernietigen, zich te onderwerpen aan audits en ons hulp te bieden bij het opvolgen van uw verzoeken om uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen.

6. WORDEN UW GEGEVENS DOORGEGEVEN BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE?

6.1 Uw gegevens kunnen buiten de Europese Unie worden overgedragen naar de landen of regio’s waar onze filialen actief zijn of waar we geautoriseerde onderaannemers inschakelen, inclusief in de Verenigde Staten, om de verwerkingsdoeleinden te vervullen zoals vermeld in paragraaf 2.1. We hebben deze overdracht onder controle door verschillende juridische en technische hulpmiddelen te implementeren via standaard contractuele clausules die een toereikend en passend niveau van bescherming van uw gegevens waarborgen. We hebben ook passende contractuele afspraken gemaakt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

7. WELKE RECHTEN HEEFT U?

7.1 In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u het recht op toegang, rectificatie en verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of deze te beperken, het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens en het recht om richtlijnen op te stellen met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens na uw overlijden.

WordPress Responsive Table

7.2 Stuur ons eventuele verzoeken met betrekking tot uw rechten in verband met uw persoonsgegevens per e-mail naar dpo@serb.com. We zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren en altijd binnen de termijnen die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden kunnen bewaren wanneer deze wettelijk vereist of toegestaan zijn.

8. HOE GARANDEREN WE DE VEILIGHEID VAN UW GEGEVENS?

8.1 We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat is afgestemd op de risico’s die verband houden met uw persoonsgegevens. We volgen de beste praktijken in de sector om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet per ongeluk of onwettig worden vernietigd, verloren gaan, worden gewijzigd, onbevoegd worden vrijgegeven of toegankelijk worden gemaakt.

9. VRAGEN EN KLACHTEN

9.1 Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door het Bedrijf, kunt u per e-mail contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: dpo@serb.com.

9.2 U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in uw land over de verwerking van uw persoonsgegevens, raadpleeg hier de contactgegevens van de Gegevensbeschermingsautoriteiten.

U kunt ook contact opnemen met de volgende autoriteiten in de landen waar onze entiteiten actief zijn:

WordPress Responsive Table

10. DIVERSEN

10.1 Dit Beleid treedt in werking vanaf 1 maart 2024. Het Bedrijf behoudt zich het recht voor om dit Beleid op elk gewenst moment bij te werken. Als we wijzigingen aanbrengen in dit Beleid, zullen we u daarvan op de hoogte stellen zodat u altijd op de hoogte bent van de manier waarop we uw persoonsgegevens behandelen.